Skills Excel apa saja yang wajib dikuasai oleh Admin?
Dalam suatu perusahaan Admin bertugas menjaga semua pekerjaan agar tetap terorganisir dengan baik. Admin bertugas untuk mendiagnosis adanya masalah, mengatur informasi dengan cepat dan ringkas, menyusun agenda, dan lain sebagainya.
Dalam hal ini, skills excel sangat dibutuhkan untuk mempermudah segala pekerjaan. Hal ini dibuktikan dengan banyaknya rekrutmen administrasi yang mensyaratkan keterampilan excel. Skills yang dibutuhkan pun beragam, mulai dari basic hingga advanced, tergantung dari role admin yang akan diisi.
Semakin tinggi level role administrasi, maka semakin tinggi pula skill excel yang dibutuhkan. Excel memiliki ratusan fitur yang bisa dimanfaatkan dalam pekerjaan admin, mulai dari cara memformat cell dan tabel dengan cepat, menggunakan formula untuk perhitungan matematika, membuat grafik untuk menjelaskan sesuatu, dan masih banyak lagi.
Berikut skills excel yang harus dikuasai oleh Admin di level advanced, antara lain:
- Formula Excel
Pada formula excel kita dapat melakukan perhitungan yang sederhana hingga perhitungan super kompleks, baik untuk data berupa angka, teks, tanggal, waktu, atau kombinasi dari jenis data-data tersebut. Kita bisa mengisi cell excel dengan berbagai jenis data. Namun, agar data tersebut dapat dikelola, kita membutuhkan formula untuk mendapatkan hasil dari data tersebut. Excel memiliki banyak formula, mulai dari formula untuk operasi matematika dasar, statistika, accounting, bahkan kita bisa membangun code menggunakan excel makro. Dengan bantuan formula, admin akan lebih mudah untuk menyajikan ringkasan data.
Cara menggunakan rumus pada formula excel selalu diawali dengan simbol “=” atau sama dengan. Jadi dalam menuliskan rumus pada formula bar harus didahului dengan simbol “=”. Selain itu dalam sebuah rumus excel bisa melibatkan fungsi excel, referensi, konstanta dan umumnya juga melibatkan operator dasar pada microsoft excel.
Sebagai contoh misalnya saya ingin melakukan perhitungan penjumlahan angka pada sel A,B,C,D, dan E maka formula excelnya adalah:
Ketik “=A1+B1+C1+D1+E1”, lalu enter.
- Filter Data
Admin menggunakan filter data pada Microsoft Excel guna untuk menyaring atau memfilter informasi yang tidak digperlukan sebelum dicetak. Dengan fitur filter data, pekerjaan admin akan lebih terbantu untuk mencari suatu nama, tempat, tanggal, atau informasi lain yang ingin difilter sehingga membuat pekerjaan menjadi lebih efisien. Filter ini juga bisa diterapkan pada banyak kolom di dalam satu sheet sehingga admin bisa memfilter dengan banyak kategori.
Berikut sebagai contoh penggunaan filter data:
Misalnya saya ingin menampilkan data kelas XII jurusan TKRO, selain kelas TKRO saya sembunyikan.
Caranya:
Klik tanda panah bawah yang ada disamping “Jurusan”
Unceklist jurusan selain TKRO, kemudian klik OK. Kita bisa lihat perbedaannya.
- Sorting
Fitur sorting dalam pekerjaan admin digunakan untuk mengurutkan data di excel berdasarkan kategori tertentu.
Saat berhadapan dengan ratusan bahkan ribuan baris data excel, adakalanya kita butuh menyortir atau mengurutkan data tersebut supaya lebih terorganisir dan rapi.
Data yang disortir atau diurutkan ini dapat berupa:
- Angka (besar ke kecil atau dari kecil ke besar)
- Teks (dari A ke Z atau sebaliknya)
- Format tanggal dan waktu (terbaru ke terlama atau terlama ke terbaru)
- Format sel (Warna fill background atau warna font)
Contoh penyortiran data berdasarkan waktu:
- Blok salah satu cell pada kolom yang berisi format tanggal atau waktu. Misalnya cell B2 sampai B13 pada kolom Tanggal.
- Pada tab Data, pilih Sort Newest to Oldest untuk mengurutkan tanggal dari terbaru ke tanggal terlama atau Sort Oldest to Newest untuk mengurutkan dari tanggal terlama ke tanggal terbaru.
- Pivot Table
Pivot Table adalah sebuah tabel yang merangkum data ke dalam tabel lain yang dilakukan dengan menerapkan operasi tertentu seperti sortasi, rata-rata, atau penjumlahan ke data pada tabel pertama, biasanya termasuk pengelompokan data.
Pivot Table merupakan salah satu fitur excel yang sangat berguna untuk meringkas, menganalisa, meng-explore, serta menyajikan data Anda. Penyajian data dengan pivot table relatif efisien untuk dibuat dengan beberapa kali klik tanpa harus dipusingkan dengan berbagai macam.
Perhatikan data table berikut:
Isi kedua tabel di atas sama, hanya saja susunan kolomnya yang berbeda. Meskipun datanya sama, tetapi jika anda membacanya akan mendapatkan gambaran yang berbeda dari kedua tipe tabel penjualan tersebut.
Jika tabel data yang dianalisa memiliki banyak kolom dan baris, tentu akan ada lebih banyak sudut pandang yang bisa anda gunakan dalam penyajian tabel data.
Pivot Table dapat diletakkan pada range tertentu atau worksheet lain sesuai pilihan tanpa harus mengubah tabel data aslinya. Jika terdapat perubahan data pada tabel sumber, pivot tabel akan secara otomatis menyesuaikan dengan perubahan sumber data tersebut.
Ingin belajar lebih dalam tentang Skill menguasai Microsoft Excel? Anda bisa berkunjung ke akmakom.com untuk mengikuti pelatihan online atau offline.
