Apa saja yang harus dipelajari pada Microsoft Excel?
- Perhitungan Dasar pada Microsoft Excel
Belajar perhitungan merupakan langkah awal untuk memahami konsep keseluruhan pada Microsoft Excel. Untuk bisa menghitung kita harus menggunakan rumus atau fungsi, agar hasil perhitungannya sesuai dengan yang kita inginkan.
Sebelum saya contohkan cara untuk melakukan perhitungan pada Excel, Anda harus mengetahui tanda/operator yang bisa digunakan pada perhitungan dasar Microsoft Excel, antara lain:
- + (plus) yaitu untuk menjalankan operasi pertambahan
- – (min) yaitu untuk menjalankan operasi pengurangan
- * (simbol bintang atau shift+8) untuk menjalankan operasi perkalian
- / (garis miring) untuk menjalankan operasi pembagian
Cara untuk menulis rumus:
Klik salah satu kotak yang ingin kita tampilkan hasil dari perhitungannya, kemudian ketik simbol = (sama dengan) pada formula bar.
Misalnya saya ingin menghitung 7 + 8 pada kolom B2 . Dalam Excel simbol “=” diketik pada awal rumus, baru kemudian diikuti rumusnya. Jadi untuk menampilkan hasil perhitungan yaitu dengan:
Ketik “=7+8” kemudian enter, maka hasilnya akan keluar:
- Pengoperasian Autosum untuk Kalkulasi Cepat
Autosum merupakan rumus yang bisa kita operasikan untuk kalkulasi cepat tanpa perlu mengetahui rumus perhitungannya.
Berikut fungsi-fungsi pada menu Autosum yang bisa kita gunakan:
- SUM : untuk menjumlahkan angka yang diseleksi
- Average : mencari nilai rata-rata
- Count numbers : untuk mengetahui jumlah sel yang diseleksi
- Max : mencari nilai terbesar
- Min : mencari nilai terkecil
Cara menggunakan perintah Autosum:
Misalnya Anda ingin mencari nilai rata-rata pada kolom P. Caranya yaitu dengan menyeleksi semua sel yang ingin kita cari rata-ratanya kemudian klik Menu Home > klik segitiga pada Autosum > klik Average.Maka semua sel tersebut akan diketahui nilai rata-ratanya seperti gambar disamping.
- Otomasi data sederhana pada sel
Pada pengoperasian sebelumnya kita harus memasukkan data ke dalam sel. Nah, sekarang kita akan belajar bagaimana cara otomasi data agar kita tidak perlu terus menerus menambahkan data ke dalam sel.
Misalnya kita ingin menulis tabel data yang memiliki nomor. Jika kita memiliki data yang banyak, tentu memiliki nomor yang banyak juga. Apakah kita akan menulis semua nomor tersebut? Untuk menghemat waktu, kita bisa gunakan fitur pada Ms. Excel.
Contohnya:
Saya ingin membuat nomor dari 1 sampai 10, cukup ketikan nomor 1 dan 2 pada sel A1 dan A2. Kemudian seleksi dua nomor tersebut dengan cara klik kiri tahan dari sel A1 dan geser ke sel A2. Setelah terseleksi akan muncul simbol + pada pojok kanan bawah blok tersebut. Klik simbol tersebut dan geser ke bawah sampai sel A10. Maka nomor 1 sampai 10 akan muncul dengan sendirinya.
Anda juga bisa melakukan hal lain terhadap rumus atau fungsi tersebut. Dengan cara klik tahan dan drag seperti cara sebelumnya pada sel yang ada rumusnya, secara otomatis excel fungsi yang sama namun dengan sumber data yang berbeda.
- Memformat Angka pada Microsoft Excel
Mengubah format angka yang kita tulis, agar bisa sesuai dengan yang kita inginkan. Misalnya kita ingin mengubah format general dari angka 50 menjadi 50%, caranya adalah:
Seleksi semua data yang ingin anda ubah formatnya, kemudian klik menu yang bertuliskan “General”, kemudian pilih format angka yang anda inginkan. Jika Anda memilih persentage, maka secara otomatis excel mengubah formatnya menjadi format persen.
- Membuat Format Tabel
Manfaat dari membuat tabel pada Microsoft Excel adalah untuk membuat perhitungan menjadi lebih mudah dan membuat data menjadi lebih terstruktur. Untuk membuat tabel di dalam Microsoft Excel kita perlu memformatnya terlebih dahulu.
Caranya:
Blok semua data tabel, setelah diblok ketik “ctrl+t” atau klik menu > table, kemudian klik Ok pada Create Table.
Setelah dibuat table maka hasilnya akan seperti ini:
Dengan data yang sudah terformat, kita bisa melakukan beberapa hal. Salah satunya kita bisa menyortir nama material berdasarkan huruf, dengan klik tanda panah bawah yang ada disamping “daftar material”. Misal sort A to Z, maka susunan daftar nama material akan diurutkan dari huruf A ke Z.
- Menghitung dengan fungsi/rumus manual
Selain menggunakan fungsi Autosum, kita juga wajib mengetahui cara untuk menggunakan fungsi manual. Karena ada beberapa alasan yang mengharuskan kita menggunakan fungsi manual, karena data yang kita miliki sudah banyak dan kompleks sehingga cara Autosum dianggap tidak efektif. Maka dari itu Microsoft Excel menyediakan fitur agar kita bisa memasukan rumus secara manual.
Misalnya saya ingin menghitung rata-rata dari sebuah data yang terletak pada sel A2,B2,C2, dan D2, caranya:
Ketik “=AVERAGE(A2;B2;C2;D2)” kemudian enter.
Nah, artikel di atas merupakan materi basic yang bisa membantu proses belajar Anda dalam mengoperasikan microsoft excel.
Jika Anda membutuhkan tempat pelatihan tentang Microsoft Office, Anda bisa berkunjung ke akmakom.com untuk mencari pelatihan online atau offline.
